Le droit d’accès des agents publics à leur dossier administratif

Publié le 11 janvier 2023
Un agent public peut obtenir la communication de tous les documents produits par l’administration à son sujet

Un agent public peut obtenir la communication de tous les documents produits par l’administration à son sujet. Ce droit à communication a été consacré lorsqu’intervenait toute mesure prise en considération de la personne.

L’article 65 de la loi du 22 avril 1905, portant fixation du budget des dépenses et recettes de l’Exercice 2005, précisait ainsi : « Tous les fonctionnaires civils et militaires, tous les employés, ouvriers de toute administration publique, ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tout autre document composant leur dossier, soit avant d’être l’objet d’une mesure disciplinaire ou d’un déplacement d’office, soit avant d’être retardés dans leur avancement à l’ancienneté. »

La jurisprudence postérieure du Conseil d’Etat est venue consacrer un droit d’accès au dossier administratif, pour toute mesure prise en considération de la personne.
(Conseil d’Etat 20 janvier 1967 Sieur JARRY n°65-078)
(Conseil d’Etat 17 janvier 1973 Sieur X. n°81-441)

Cet accès au dossier administratif et l’obligation de communication de l’administration a trouvé un terrain de prédilection dans toutes les procédures disciplinaires. Le législateur a consacré cette évolution jurisprudentielle en garantissant un droit d’accès à son dossier pour tout agent public et ce, en toutes circonstances.

Ainsi, selon l’article 6 de la loi n° 79-753 du 17 juillet 1978, le dossier d’un agent public présente le caractère d’un document administratif communicable à cet agent. Cette disposition est désormais codifiée à l’article L 311-6 du Code des relations entre le public et l’administration.

Parallèlement à ce droit d’accès général, s’applique toujours, en cas de procédure disciplinaire, le droit d’accès avant l’adoption de la mesure disciplinaire de l’agent public à son dossier administratif.

Le droit d’accès s’exerce ici conformément aux lois statutaires applicables à l’intéressé et ce, exclusivement.
(Conseil d’Etat 27 janvier 1982 Mme X. n°29-738)

Cette demande d’accès au dossier administratif, lors d’une procédure disciplinaire, doit être présentée avant que l’autorité disposant du pouvoir de sanction ne se prononce.
(Conseil d’Etat 25 juillet 2013 Mme A. n°36-0899)

Toute mesure disciplinaire et, plus généralement, toute mesure prise en considération de la personne, sans que le fonctionnaire n’ait été mis à même d’accéder à son dossier avant l’adoption d’une telle mesure, se voit ainsi privé d’une garantie, au sens de la jurisprudence DANTHONY et est fondé à en demander l’annulation.
(Conseil d’Etat Assemblée 23 décembre 2011 n°33-50.33)

Au-delà des situations particulières liées à l’adoption de mesures prises en considération de la personne, l’agent public dispose d’un droit général d’accès à son dossier, à tout moment.

C’est l’article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires qui garantissait ce droit d’accès.

Cette disposition a été abrogée et codifiée dans la partie législative du Code Général de la Fonction Publique, créée par l’ordonnance du 24 novembre 2021 et entrée en vigueur le 1er mars 2022.

Ce droit d’accès est désormais défini à l’article L 137-4 du Code Général de la Fonction Publique.

L’article L 137-1 précise, quant à lui : « Le dossier individuel de l'agent public doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. »

Aucune disposition législative ou réglementaire ne définit le délai dans lequel l’administration est tenue de donner accès à son dossier à un agent public.

S’applique ici la notion de « délai raisonnable ».

Le droit à communication du dossier comporte pour l’agent intéressé celui d’en prendre copie ; à moins que cette demande ne présente un caractère abusif. L’article L 137-3 du Code Général de la Fonction Publique prévoit la possibilité pour l’administration de gérer le dossier administratif de ses agents sur support électronique.

Il convient d’appliquer les articles 11 et suivants du décret n°2011-675 du 15 juin 2011, quant aux modalités spécifiques de consultation du dossier géré sur support électronique.

Doivent être communiqués aux agents les coordonnées de l’autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle ils peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification.

L’article 14 du décret précité précise que l’agent obtient, à sa demande, une copie de tout ou partie des éléments de son dossier géré sur support électronique, par transmission des documents correspondant à son adresse électronique professionnelle ou nominative, ou par remise d’une copie support papier conforme à l’original.

L’arrêté du 21 décembre 2012 a défini, quant à lui, la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique, et fixé l’ensemble des pièces précises qui peuvent être versées au dossier électronique.
(Arrêté du 21 12 12 ; Journal Officiel du 1er janvier 2013)

Le droit d’accès des agents publics à leur dossier administratif, hors procédure disciplinaire et mesures prises en considération de la personne, s’applique conformément à la procédure définie par le Code des relations entre le public et l’administration. L’administration dispose d’un délai d’un mois pour répondre à la demande de communication des documents sollicités.

A défaut, le silence vaut refus.

L’article R 311-15 du Code des relations entre le public et l’administration impose obligatoirement une phase préalable et précontentieuse devant la Commission d’accès aux documents administratifs.

C’est seulement en cas d’échec de l’intervention de ladite Commission que le Juge administratif peut être saisi et ce, dans le délai requis aux articles R 343-1 et R 343-5 du Code des relations entre le public et l’administration.

Gérald CHALON, avocat à Reims en droit du travail et droit public
Gérald CHALON
Avocat associé

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