Les documents de la copropriété : Votre Conseil syndical peut en demander communication auprès du syndic

Depuis 2020, le syndic doit mettre à disposition de tous les copropriétaires, sur un extranet, les documents intéressant la copropriété.

Les documents que chaque copropriétaire peut y trouver sont les suivants :

• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs actes modificatifs,
• La fiche synthétique de la copropriété ;
• Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
• Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble ;
• Les contrats d'assurance de l'immeuble ;
• L'ensemble des contrats et marchés en cours au nom de la copropriété (à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat) ;
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis des travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• Le contrat de syndic en cours.

On retrouve également sur l’espace personnel de chaque copropriétaire les documents relatifs à son propre lot, tels que les appels de charges. Mais tous les autres documents ne sont pas mis à la disposition de l’ensemble des copropriétaires. Seul le Conseil syndical peut recevoir tout document qui intéresse la copropriété (art. 21 de la loi du 10/7/65, alinéas 8 et 9). C’est le cas des pièces comptables de la copropriété, telles que :

• Les balances générales des comptes de la copropriété et le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
• Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires.

Seul le conseil syndical peut également obtenir copie :

• Des assignations en justice délivrées au nom de la copropriété et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
• De la liste de tous les copropriétaires ;
• De la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité ainsi que son attestation de garantie financière.

Pour ce faire, chaque membre du Conseil syndical peut se rendre sur son espace personnel de l’extranet, ou demander au syndic, par lettre recommandée avec avis de réception, la communication d’une pièce.

En effet, le décret du 2 juillet 2020 a supprimé la nécessité pour chaque membre du Conseil syndical d'obtenir une habilitation pour demander des pièces au syndic.

Si le syndic ne communique pas au Conseil syndical les documents dans le mois suivant la notification de la demande, la loi prévoit l’application de pénalités d’un montant de 15 €/jour de retard. Ces pénalités s’imputent sur sa rémunération forfaitaire et annuelle.